DİJİTALLEŞTİRME KOMİSYONU

Müdürlüklerde ve Fakültelerde belirlenen arşivlik materyallerin, tarama sürecini organize etmek, arşiv materyallerinin dijital arşiv yönetim sisteminde standart dosya planında belirtilen dosya adlarına uygun adlandırılmasını sağlamak.
Dijitalleştirilen belge/dosya grupları ile fiziki belge/dosya grupları arasındaki ilişkinin asli düzenlerine bağlı kalınarak korunmasını sağlamak.
Yetkililer/Kişiler, gerekli görüldüğü durumlarda ellerinde bulunan kâğıt ortamındaki belgelerden arşiv belgesi niteliği taşıyanları, tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi dışında kalan ve sıklıkla kullanılan belgelerin ise yıpranmasını engellemek ve etkin bir biçimde kullanabilmek gayesiyle dijitalleştirmek.
Dijitalleştirme işlemleri, birimlerin önerileri doğrultusunda, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin bilgisi veya koordinesinde, kurumsal bütünlük içerisinde yapılmasını sağlamak.
Arşiv materyali tanımına giren dijital olarak üretilmiş resim, ses ve görüntü kayıtları ile sayısallaştırma yöntemi ile elektronik ortama aktarılmış analog resim, ses ve görüntü kayıtlarının kurum saklama planına uygun olarak yönetilmesini sağlamak.
Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda saklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek elektronik ortamda oluşan belgelerin/dosyaların e-imha işlemlerinin yürütülmesini sağlamak ve takip etmek.
Kurum içi veya kurum dışı dijital arşivden talep edilen arşivlik materyallerin, veri güvenliği kapsamında ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde paylaşımını, sağlamak.
Müdürlüklerde ve Fakültelerde belirlenmiş olan “Ayıklama ve İmha” rolündeki personeller ile birlikte elektronik ve fiziki arşiv yönetim süreçlerini koordineli yürütmek.
Elektronik ortamda veya sayısallaştırma yöntemi ile oluşturulan her türlü arşivlik belge, doküman ve kayıtların güncel oldukları dönemdeki içerik, format ve sunum özellikleri korunarak AYS’nde aktarımını sağlamak, gerektiğinde kullanıma sunmak.
Elektronik arşiv malzemelerinin uzun süreli ve sürekli olarak saklanmasına imkân sağlayacak, sabit veya taşınabilir depolama ünitelerinde arşiv malzemelerinin özniteliklerinin korunabilmesi ile ilgili süreçleri takip etmek.
Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlemlerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alarak işlemleri takip etmek.